Por Guillermo Suárez
Ciudad de México, 8 de mayo de 2023. Cuando dentro de una organización se descubre un faltante de activos, ya sean bienes o dinero, se presume que ocurrió un fraude interno.
Ante un fraude, la alta dirección debe tomar cuidadosas medidas para saber cómo sucedieron los hechos y quiénes son los responsables. Sin embargo, las organizaciones no suelen estar preparadas para enfrentar estos incidentes.
Iniciar un proceso interno de investigación sin preparación puede ser contraproducente.
No siempre se realizan los procedimientos de forma correcta. No se recopila la evidencia adecuadamente y se designa como responsable a una persona interna, la cual podría tener sesgo en su juicio, o incluso estar involucrada.
Para realizar una investigación corporativa por fraude se requiere de un enfoque profesional y cuidadoso. Es importante además asegurarse de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.
A continuación se describen algunos pasos generales que se deben seguir:
Definir al equipo de entrevistadores
Debe de existir un grupo de personas que lideren la investigación. Ellos deben contar con experiencia en la recolección de evidencia, en la conducción de entrevistas y en el análisis de los hallazgos obtenidos. Es recomendable que el equipo de colaboradores no pertenezcan a la organización. Puede existir sesgo, compromisos o familiaridad con los responsables. Incluso, estar directamente involucrados.
Planificación
Se deben definir claramente los objetivos y alcance de la investigación. Identificar a los colaboradores clave que serán entrevistados y asegurarse de tener autorización y respaldo legal para llevar a cabo la investigación.
Recopilación de evidencia digital
Se debe realizar una recopilación adecuada de la evidencia digital. Esto incluye dispositivos como computadoras, discos duros, memorias USB, servidores y dispositivos móviles. También correos electrónicos, registros de acceso, videos del CCTVy bitácoras. Así como cualquier otro dato o evidencia digital que pueda ser relevante para la investigación.
Análisis forense
En caso de que se sospeche que los equipos de cómputo hayan sido utilizados para cometer el fraude, se debe llevar a cabo un análisis forense de la evidencia digital recopilada.
Se utilizan herramientas y técnicas forenses adecuadas para identificar posibles actividades fraudulentas o sospechosas. Tales como rastreo de correos electrónicos, análisis de archivos y registros. También búsqueda de evidencia de borrado de datos o encubrimiento de actividades fraudulentas.
Diseño de la entrevista
Es importante saber la versión de las personas relacionadas con el presunto fraude o área donde se presume ocurrió la afectación. Se deben diseñar preguntas abiertas y cerradas que sean claras y no sugestivas para las entrevistas a los colaboradores. Se debe tener presente la sensibilidad del asunto y la necesidad de asegurar la confidencialidad de la información. Ello, para que no corran rumores al respecto.
Realizar entrevistas
Se deben efectuar de manera profesional y neutral, evitando sesgos o prejuicios. Se debe escuchar atentamente a los colaboradores. Pueden expresar sus puntos de vista y brindar su versión de los hechos. Es importante tomar notas detalladas y registrar las entrevistas en la medida en que sea permitido por la ley y las políticas corporativas. Al final de cada entrevista, los involucrados deben debatir la información obtenida. El objetivo es identificar dichos significantes o incluso contradicciones. En la mayoría de las ocasiones, es necesario que algunos colaboradores sean entrevistados en más de una ocasión.
Análisis de la información
Se debe analizar la información recopilada de las entrevistas, junto con la evidencia digital y otros elementos de evidencia, para obtener una visión completa y objetiva de la situación. Identificar patrones, inconsistencias o discrepancias que puedan ayudar a comprender lo sucedido.
Elaborar un informe final
Al término de la revisión de toda la evidencia se debe elaborar un informe final que incluya los hallazgos de la investigación, las conclusiones y recomendaciones. Es importante respetar la privacidad y confidencialidad de los colaboradores involucrados. Si es necesario parafrasear dichos, en la medida de lo posible debe reservarse la identidad de la fuente, así como de cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en la elaboración y manejo del informe.
Por último, los resultados de la investigación deben clasificarse como reservados. Sólo serán presentados a la alta dirección, que tendrá el poder de decisión de si divulga los resultados y las medidas necesarias de corrección. En caso de existir afectaciones a los bienes de la organización, es importante que el área legal se involucre para proponer estrategias legales que ayuden a restituir las pérdidas.
En Vestiga Consultores somos expertos en investigaciones corporativas. Por medio de nuestro trabajo hemos ayudado a nuestros clientes a saber cómo ocurrieron los hechos, quiénes estuvieron involucrados y a obtener evidencia para ser utilizada en procesos judiciales.
