¿Cómo elegir a la mejor empresa de seguridad intramuros? ¿Qué estrategia seguir para cambiar a la que ya provee el servicio en mi empresa? ¿Cómo optimizar el servicio sin elevar la inversión en seguridad?
Por Guillermo Suárez
Uno de los elementos comúnmente empleados por cualquier organización para proteger los activos dentro de sus centros de trabajo son las empresas proveedoras de seguridad intramuros.
Sin embargo, de acuerdo con una encuesta realizada por VESTIGA, el 87 por cientos de los directivos de compañías de diferentes sectores en México consideran que las empresas de seguridad no ofrecen un servicio de calidad y son deficientes al realizar sus funciones.
Varias son las razones por las cuales las empresas de seguridad no ofrecen un servicio de calidad: improvisación, escaso profesionalismo, carencia de procesos, laxos controles para la selección de personal, bajos salarios a los guardias, ausencia de programas de capacitación, etcétera.
Debido a estos factores, es difícil encontrar a una empresa de seguridad intramuros profesional y hacer una selección adecuada, con base a los criterios que exige la operación de cada organización. Por esto, VESTIGA ha elaborado una metodología probada que facilita este proceso.
Coordinación de Compras y Seguridad Patrimonial
Usualmente, las áreas de Compras son las encargadas de seleccionar a la terna de empresas. En algunas ocasiones eligen al proveedor de seguridad intramuros más económico, restándole valor a otros aspectos como la calidad y reputación de los otros candidatos.
Es conveniente para la organización que el área de Seguridad Patrimonial se involucre en la selección y que entregue al área de Compras una terna de los mejores proveedores del mercado. Ello, sin considerar el aspecto económico, así como argumentos que respalden su decisión.
Con estos elementos, el área de Compras podrá iniciar procesos de negociación paralelos y obtener cotizaciones acordes al presupuesto de la organización. Como resultado, y sin importar quién resulte elegido, se garantizará que el proveedor cumpla con el perfil deseado por Seguridad Patrimonial.
Definición de requerimientos en seguridad intramuros
El primer paso es que el área de Seguridad Patrimonial realice un análisis de la operación, necesidades y nivel de riesgo de la organización. Posteriormente se debe realizar un primer esquema de apostamientos y describir las funciones y horarios de cada posición.
Se debe considerar que hay tareas de seguridad que sólo se realizan en los días y horarios específicos, por lo que no siempre es necesario que los guardias permanezcan las 24 horarias del día.
En promedio el costo de cada guardia es de 25 mil pesos al mes, por lo que, si optimizan sus tareas y se reduce al menos una plaza, el ahorro anual será de 300 mil pesos.
En caso de que alguna área adicional a Seguridad Patrimonial requiera que los guardias realicen tareas específicas, por ejemplo, de vigilancia a materias primas y productos terminados, se deben considerar sus requerimientos.
Algunas organizaciones que exportan sus mercancías necesitan que los guardias de seguridad tengan conocimiento en procesos de seguridad que requieren las certificaciones OEA o C-TPAT, por lo que se deben considerar estos requerimientos.
La información recolectada en estas tareas permitirá definir las tareas que realizarán los guardias, los horarios en los que son necesarios, y lo más importante: el número preciso de elementos que requiere la organización.
Elaboración de consignas y protocolos
Es imprescindible que el área de Seguridad Patrimonial elabore las consignas específicas que el proveedor de protección intramuros deberá acatar y cumplir, así como los protocolos de reacción ante los riesgos más comunes a los que podría enfrentarse la organización.
La mayoría de las empresas de seguridad tienen establecidas consignas generales para las tareas más comunes, como control de accesos para personas o realización de recorridos perimetrales.
Sin embargo, para garantizar la realización de un servicio óptimo a los requerimientos de la organización, el proveedor de seguridad debe recibir una carpeta de consignas que le indique claramente las funciones, horarios, plazos, excepciones, personas autorizadas, así como las indicaciones de cómo debe reaccionar ante ciertas situaciones previsibles.
De manera adicional se deben elaborar, y entregar, un catálogo de firmas autorizadas y directorio de extensiones telefónicas y los números de los móviles de los directivos a los que se les deben reportar las emergencias o eventualidades destacadas.
Las consignas específicas, protocolos de reacción y una línea de mando e información clara, son los aspectos más relevantes que definirán el éxito y satisfacción del servicio de seguridad intramuros requerido.
Selección de candidatos
Una vez establecidas las funciones, número de guardias requeridos y los documentos normativos que regularán el servicio, se debe proceder a la búsqueda de candidatos y elaboración de una terna que incluya a las mejores empresas de seguridad que operen en la misma localidad que el centro de trabajo que lo requiere.
La búsqueda puede empezar en directorios comerciales, padrones emitidos por la Secretaría de Seguridad Pública local o en Internet.
Generalmente existen muchas empresas improvisadas, por lo que es recomendable omitir aquellas empresas que no cuentan con sitio en Internet ni correo institucional.
Una vez realizada una lista de prospectos, se debe agendar una cita para visitar y conocer sus instalaciones. Esto nos permitirá atestiguar si cuenta con el espacio adecuado para ofrecer entrenamientos, capacitaciones y labores de reclutamiento.
Se debe preguntar si cuenta con los permisos necesarios y vigentes para su operación y, de ser posible, solicitarles que los muestren. Posteriormente, más avanzado el proceso, se debe comprobar su validez.
También es importante conocer su proceso de reclutamiento, la lista de documentos que conforman su expediente laboral, perfiles de puestos, códigos de ética y conducta, y los programas de capacitaciones que imparten a sus guardias (primeros auxilios, extinción de incendios, etcétera).
Se debe indagar sobre la reputación de las empresas candidatas. Para esto se debe realizar un due diligence legal y preguntar la opinión de otros de sus clientes.
Con la información recabada, se debe elaborar una lista de tres a cinco empresas candidatas para presentarlas al área de Compras. A la terna se sumarán los requerimientos específicos del área de Seguridad Patrimonial, y una tabla en la que se enumeren los puntos favorables de cada una de ellas.
Esto brindará criterios de selección, no sólo económicos, a los encargados de realizar el proceso de licitación y contratación.
Elaboración del contrato legal
Es recomendable que el contrato que regule la relación comercial entre el proveedor de seguridad intramuros sea elaborado por el área Legal del cliente. Es recomendable no firmar el documento del proveedor, ya que por lo regular privilegiará sus intereses.
El contrato legal para elaborar debe incluir mecanismos de control, fianzas de fidelidad, sanciones, cláusulas de conclusión anticipada y expedida, en caso de insatisfacción o incumplimiento por parte de la empresa de seguridad.
Es importante que cada organización haga una adecuada elección de su proveedor de seguridad intramuros y que elabore un contrato que cuide sus intereses. Debido a la naturaleza de sus servicios, se brinda gran confianza a las empresas de seguridad intramuros, quienes son responsables de cuidar gran parte de los bienes de sus clientes.
VESTIGA cuenta con un servicio que ayuda a sus clientes a realizar la selección de empresas de seguridad intramuros, crear las consignas específicas y establecer los mecanismos de control, además de asesorar a sus clientes en la elaboración del contrato legal.
VESTIGA lo hace por ti.
Escríbenos a seguridad.patrimonial@vestigaconsultores.com
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